Waar moet je op letten tijdens het plannen van je vitaliteitsinitiatief?

Feestdagen, slingers en zonvakanties 🏖️

Stel je voor: je hebt een nieuw vitaliteitsinitiatief ontwikkeld dat zich helemaal rondom Mei afspeelt. "Mei Actief!", met activiteiten zoals ochtendyoga in het park, gezonde smoothie-workshops, en zelfs een mini-marathon rondom het kantoor. Alles is tot in de puntjes gepland. De posters hangen al in de lift, de nieuwsbrief is verzonden, en je hebt al verschillende enthousiaste reacties gekregen. Plots komt de meivakantie om de hoek kijken, een periode waarin veel medewerkers hebben besloten om met hun kroost de zon op te zoeken. Het kantoor heeft ineens meer lege bureaus dan bezette. Op de dag van de kick-off van je vitaliteitsinitiatief sta je vrolijk in het park met een clipboard in de hand, wachtend op de horde enthousiaste medewerkers die enthousiast waren. In plaats daarvan sta je met de yoga-instructeur voor een klein groepje medewerkers die toevallig geen vrij hebben genomen. “Natuurlijk… de Mei vakantie..”

Integreer nationale vakanties en feestdagen in je kalender

Om dit te voorkomen kun je voor het plannen van je vitaliteitsinitiatief het beste eerst even een blik werpen op de schoolkalender en nationale en culturele feestdagen.Een eenvoudige manier om dit te doen, is door de schoolkalender en de lijst met officiële feestdagen alvast te integreren in je eigen werkagenda. Veel digitale kalenders, zoals Google Agenda of Microsoft Outlook, bieden de optie om nationale feestdagen automatisch weer te geven. Bert kan deze functie aanzetten om meteen te zien wanneer grote feestdagen en potentiële schoolvakanties plaatsvinden.

Vind hier een overzicht van de feestdagen die Nederland hanteert.

Bekijk hier de Nederlandse feestdagen, schoolvakanties en bouwvak van 2024

Vraag het aan je medewerkers

Je kan de duidelijkste antwoorden krijgen door het gewoonweg te vragen aan de medewerkers. Verspreid bijvoorbeeld een korte, informele enquête met de vraag wanneer zij graag aan je initiatief willen meedoen. Zijn er specifieke dagen in de week die geschikt zijn en zijn er weken die veel ruimte bieden voor je initiatief? Dit is vooral handig in een divers team waar verschillende culturen en religies gevierd worden. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat sommige teamleden vrij willen nemen voor dagen die niet op de standaard kalender staan, zoals het Diwali of het Chinees Nieuwjaar. Dit zorgt er niet alleen voor dat je de vitaliteitsinitiatieven goed kan timen, maar laat ook aan de medewerkers zien dat je hun persoonlijke leven en culturele achtergrond respecteert en belangrijk vindt. En wie weet? Misschien leidt het wel tot nieuwe ideeën voor thematische vitaliteitsactiviteiten die aansluiten bij verschillende culturele feesten. Misschien wil je de 'Winter Wellness Week' transformeren in iets nog spectaculairders.

Deadlines, jaarafsluitingen en de bedrijfskalender 🗓️

We hebben allemaal wel eens momenten in het jaar dat belangrijke deadline dagen terug komen. Je kan het misschien bijna al voorspellen. Een finance bedrijf gaat altijd in Januari en februari een drukke periode in. Elk jaar moeten rond deze tijd alle jaarafsluitingen worden afgerond. De bedrijfskalender kan een handige houvast zijn voor het inplannen van je nieuwe initiatief. Wat zijn belangrijke terugkerende deadline dagen? Welke evenementen staan al gepland? Op welke dagen gaan de meeste medewerkers op vakantie? Denk aan grote project deadlines, bedrijfsevenementen, of zelfs lokale feestdagen. Stel je voor dat je een mindfulness-dag plant op dezelfde dag dat de sales afdeling hun jaarlijkse klantendag heeft. Dan botst de timing van je initiatief met de agenda van meerdere medewerkers.

Digitaal delen van agenda’s

Een gemakkelijke manier om meer inzicht te krijgen in de bedrijfsagenda is door digitale agenda’s te delen. Vraag bijvoorbeeld aan je collega’s of je via de mail in de CC kan worden gezet wanneer er een nieuw evenement aan komt of vraag hen of je toegang kan krijgen tot deze digitale kalenders. Je kan dan zelf bijvoorbeeld automatische herinneringen instellen die voorafgaand aan het evenement of de deadline naar je worden verzonden.

Time management creëert meer draagvlak

Door de vitaliteitsinitiatieven af te stemmen op de bedrijfskalender, voorkom je dat je initiatief wordt gezien als een extra druk of extra belasting. Je wilt dat alle medewerkers vol energie kunnen meedoen en dit niet zien als een stressvolle toevoeging aan hun agenda's. Dit betekent dat je bijvoorbeeld een wandel initiatief beter in een rustige maand kan plannen, of na een grote project deadline wanneer iedereen wel een oppepper kan gebruiken. Zo worden de vitaliteitsinitiatieven niet alleen een succes, maar versterken ze ook het gevoel van goed time management en attentie voor de werknemers' behoeften binnen het bedrijf.

Jongleren met meerdere agenda’s 🤹

Na je werk wil je misschien nog sporten of boodschappen doen en in het weekend heb je waarschijnlijk leuke activiteiten gepland. Je werkagenda is niet de enige agenda, je hebt zelf waarschijnlijk ook een privé agenda. Soms zijn er medewerkers die rekening moeten houden met wel 3 andere agenda’s. Een persoonlijke agenda of de agenda van kinderen of die van een partner. Het is een beetje zoals een ouder die probeert een kappersafspraak probeert te plannen zonder de voetbalwedstrijd van de jongste en het schooltoneel van de oudste te missen, de boodschappen moet doen en het avondeten moet voorbereiden. Een beetje chaotisch, maar zeker mogelijk met wat vooruitdenken. Zoom eens in op deze andere agenda’s waar medewerkers tussen balanceren. Begrijpen wanneer je collega’s geneigd zijn vakantie te nemen of wanneer zij vast zitten aan andere activiteiten buiten de werktijd, kan helpen bij het plannen van je vitaliteitsinitiatief.

Betrek persoonlijke agenda’s bij bedrijfsagenda

Je kunt meer inzicht krijgen in persoonlijke feest- of vakantiedagen door medewerkers aan te moedigen om belangrijke persoonlijke data, zoals vakanties of speciale gelegenheden via een intern systeem te delen. Werknemers kunnen zichzelf afwezig zetten. Misschien heeft een collega van het marketing team elk jaar een grote familiereünie op de eerste zaterdag van juli. Met de digitale tool kan deze collega deze datum markeren als een no-go. Mochten er meerdere collega’s aangeven dat een bepaalde dag niet voor hen werkt, kan je dit meenemen in de planning van je vitaliteitsinitiatief. Je zou met een herinneringsmail kunnen benadrukken dat deze informatie je goed kan helpen tijdens het plannen en efficiënt organiseren van je vitaliteitsinitiatief. Het invoeren van zo'n systeem zorgt voor transparantie en betrokkenheid. De medewerkers voelen zich gehoord en gewaardeerd omdat hun persoonlijke verplichtingen erkend worden.

Nodig medewerkers uit om hun voorkeuren te delen

Een andere manier om dit te doen is bijvoorbeeld door het organiseren van een 'vitaliteits lunch'. Nodig iedereen uit voor een informele lunch waarbij je een kleine presentatie geeft over mogelijke vitaliteitsactiviteiten en vervolgens aan iedereen vraagt om op een hun voorkeur uit te spreken over de planning. Je kunt ook bijvoorbeeld een grote kalender op de muur plakken en iedereen stickers laten plakken in de maanden die zij het meest geschikt vinden. Of stuur bijvoorbeeld een korte enquête rond waarin je vraagt naar de favoriete tijden voor vitaliteitsactiviteiten. Maak het leuk door bijvoorbeeld te vragen: "Wanneer voel jij je het meest als een superheld—na de kerstpudding of zodra de zomerzon je kantoor binnen valt?" Dit houdt de toon luchtig en stimuleert een hogere respons. Door feedback te vragen over de planning van je vitaliteitskalender verander je de manier waarop medewerkers naar de vitaliteitsinitiatieven kijken. Niet als iets dat 'gaat gebeuren', maar als een initiatief waar ze zelf invloed op hebben en waar ze naar uitkijken.

Door niet alleen te kijken naar wat je organiseert maar ook wanneer, vergroot je de kans op een succesvolle opkomst tijdens je vitaliteitsinitiatief. Activiteiten plannen buiten piekperiodes om, zoals tijdens minder drukke maanden of op dagen dat er minder vergaderingen zijn, kan een wereld van verschil maken. Maar kijk daarnaast ook naar de feestdagen en de privé-agenda's van je team. Door deze kalenders mee te nemen in de planning van je vitaliteitsinitiatief zorg je ervoor dat medewerkers zich minder opgejaagd voelen door hun drukke agenda’s en meer ruimte hebben om echt deel te nemen en te genieten van het vitaliteitsinitiatief dat je hen aanbiedt.

Ben je klaar om vooruit te denken en je vitaliteitsinitiatieven op de beste manier in te plannen? Plan met een van ons een afspraak en laten we dan snel een digitaal kopje koffie drinken.