Boek een demo
Hoe creëer je als HR-manager een ontspannen cultuur buiten werktijd? 🌙
Het is iets wat in veel organisaties speelt: medewerkers die ook buiten werktijd nog bezig zijn met werk. Berichten blijven komen, e-mails worden nog tot laat beantwoord, en voor je het weet, vervaagt de grens tussen werk en privé. Als HR-manager wil je natuurlijk bijdragen aan een cultuur waarin medewerkers echt kunnen ontspannen na werktijd. Een cultuur waarin niemand het gevoel heeft altijd ‘aan’ te moeten staan en waarin vrije tijd écht gerespecteerd wordt. Maar hoe ontdek je wat er daadwerkelijk speelt buiten werktijd, en wat kun je doen om deze cultuur om te zetten naar een ontspannen sfeer?
Leestijd: 5 minuten
Wat gebeurt er écht buiten werktijd? Ontdek de ongeschreven regels 🔍
Je kent het vast: een medewerker stuurt om 22:00 uur nog snel een vraag over dat project van morgen. Dit soort situaties zeggen vaak veel over de bredere cultuur binnen een organisatie. Voelen medewerkers de druk om constant bereikbaar te zijn, zelfs buiten de werktijden? Om een ontspannen cultuur te bevorderen, is het belangrijk om deze ongeschreven regels in kaart te brengen. Hoe denken medewerkers echt over hun vrije tijd? Is er een onuitgesproken verwachting dat je altijd beschikbaar bent?
Een goed startpunt is om dit onderwerp bespreekbaar te maken. Vraag in een teamoverleg eens hoe de werk-privébalans wordt ervaren. Zo krijg je direct inzicht in hoe medewerkers hun vrije tijd beleven. Daarnaast kun je via een vitaliteitsinitiatief zoals een korte, anonieme enquête peilen wat hun verwachtingen zijn van werkgerelateerde communicatie buiten werktijd. Dit helpt om een duidelijker beeld te krijgen van hoe de cultuur rondom vrije tijd werkelijk ervaren wordt.
Een eenvoudige manier om meer te weten te komen over de cultuur buiten werktijd, is door teamuitjes te organiseren waarbij werk even helemaal niet aan bod komt. Denk aan een informele borrel of een sportieve activiteit. Je zou tijdens zo'n uitje casual kunnen polsen hoe medewerkers hun vrije tijd ervaren en of ze zich soms verplicht voelen om buiten werktijd bezig te zijn met werk. Het mooie is dat deze gesprekken vaak veel openhartiger zijn in een ontspannen setting. Dit geeft jou als HR-manager waardevolle inzichten die je anders misschien niet zo snel zou krijgen.
Zet de toon: Duidelijke verwachtingen creëren ✉️
Vaak zijn medewerkers simpelweg niet zeker van wat er precies van hen verwacht wordt na 18:00 uur. Worden e-mails direct beantwoord, ook in het weekend? Is het normaal om na werktijd door te werken? Als HR-manager kun je hier een positieve verandering in brengen door duidelijke richtlijnen te scheppen. Een krachtig vitaliteitsinitiatief zou bijvoorbeeld een ‘digitale detox’ kunnen zijn. Stel met het management vast wanneer e-mails en berichten pas de volgende dag beantwoord hoeven worden, tenzij er een urgente situatie is.
Een leuk extraatje? Laat medewerkers hun e-mailhandtekening aanpassen met een zin zoals: “Stuur ik dit bericht buiten werktijd? Voel je niet verplicht om direct te reageren.” Dit maakt het onderwerp bespreekbaar en zet meteen een duidelijk signaal neer dat vrije tijd wordt gerespecteerd. Je creëert zo een sfeer waarin medewerkers écht durven af te schakelen.
Je kunt ook overwegen om een workshop te organiseren over het effectief afschakelen na werktijd. Dit zou onderdeel kunnen zijn van een breder vitaliteitsinitiatief. Laat bijvoorbeeld een expert langskomen die medewerkers helpt om beter te disconnecten van werk. Denk aan praktische oefeningen zoals het afsluiten van de dag met een korte wandeling, of simpele mindful technieken die helpen om echt los te laten. Deze workshop geeft medewerkers de tools om actief te werken aan een betere werk-privébalans en zet een sterke basis neer voor ontspanning buiten werktijd.
Actief bewustzijn creëren: Iedereen heeft een rol 💡
Naast het creëren van heldere verwachtingen, is het belangrijk om medewerkers bewust te maken van hun eigen rol in het bewaken van hun werk-privébalans. Waarom niet een vitaliteitsinitiatief introduceren waarbij medewerkers wekelijks reflecteren op hoe ze hun vrije tijd ervaren? Bijvoorbeeld door middel van een korte check-in waarin ze delen of ze voldoende tijd hebben gehad om op te laden. Dit kan als vast onderdeel van een maandelijkse sessie over vitaliteit worden ingebed.
Een andere aanpak is om ook de managers hierbij te betrekken. Zij hebben immers direct invloed op hoe werkdruk ervaren wordt door hun teams. Leiderschapsprogramma’s kunnen hierin een groot verschil maken, waarin leidinggevenden leren hoe ze zelf het goede voorbeeld geven. Bijvoorbeeld door te voorkomen dat ze buiten werktijd nog vergaderverzoeken sturen, of door medewerkers aan te moedigen om écht op tijd naar huis te gaan en niet te blijven hangen voor ‘dat ene laatste mailtje’.
Om nog een stap verder te gaan, kun je een intern ‘buddy-systeem’ opzetten waarin medewerkers elkaar helpen herinneren om op tijd af te schakelen. Dit vitaliteitsinitiatief kan op een speelse manier vorm krijgen door bijvoorbeeld kleine uitdagingen te creëren. Stel dat elke medewerker een buddy heeft die hen erop wijst om na werktijd niet meer te mailen of door te werken. Het geeft een luchtige draai aan een serieus onderwerp en helpt medewerkers om elkaar te ondersteunen in het bewaken van hun werk-privébalans. Het versterkt niet alleen de ontspanning buiten werktijd, maar ook de verbinding tussen collega’s.
