Hoe maak je mentaal welzijn bespreekbaar tijdens je check-in moment?

Transformeer je 1 op 1 moment 💯

Gebruik jij ook maandelijkse check-in momenten om beter te weten te komen hoe het fysiek en mentaal met collega’s gaat? Een 1 op 1 moment is een van de meest gebruikte vormen binnen organisaties om het gesprek aan te gaan over mentaal welzijn. Deze korte momenten bieden medewerkers de gelegenheid om zich gehoord te voelen en aan te geven hoe het met hen gaat.

Echter, ondanks hun populariteit, kunnen check-in momenten soms niet helemaal werken zoals je dat misschien zou willen. Dit gebeurt soms wanneer de focus wat meer verschuift naar het afwerken van agendapunten of het bespreken van de weekendplannen. Misschien dat in deze gevallen de check-in momenten bij sommige medewerkers gezien kunnen worden als routine in plaats van een waardevolle gelegenheid om echt contact te maken en te bespreken wat er bij deze medewerker speelt.

Een voorbeeld van een minder diepgaand 1 op 1 moment, is een moment met laagdrempelige gesprekken over het weer of de weekendplannen zonder dat er nog ruimte overblijft voor het uitwisselen van diepere werkgerelateerde uitdagingen of persoonlijke zorgen. Het is belangrijk om 1 op 1 gesprekken positief en vrolijk te starten zodat medewerkers de ruimte voelen om zich open te stellen, maar er moet ook wat tijd overblijven om de diepte in te kunnen gaan. Met deze tips kan je check-in moment een moment worden waarin collega’s zich open en kwetsbaar durven op te stellen over hun mentale welzijn.

Tip 1: Zelf kwetsbaar opstellen tijdens check-ins 🤲

Denk eens terug aan een moment waarop je jezelf openstelde over een gevoelig onderwerp bij iemand die je nog niet zo goed kende. Je zat of stond waarschijnlijk tegenover iemand die wellicht als eerst zijn of haar verhaal deelde. Het was misschien een vergelijkbare ervaring of deze persoon vertelde over een herkenbaar gevoel bij een vervelende werksituatie. Je voelde de ruimte om zelf ook een ervaring of gevoel te delen die je op dat moment dwars zat.

Door jezelf eerst kwetsbaar op te stellen tijdens een 1 op 1 moment, moedig je anderen aan hetzelfde te doen. Dit schept een sfeer van vertrouwen en begrip, waarin medewerkers zich vrij voelen om hun gevoelens te delen.

Je kunt bijvoorbeeld het check-in moment beginnen met een eigen ervaring of een uitdaging van de afgelopen dag of de afgelopen week. Je kan het check-in moment starten met de zin: "Ik wil graag mijn eigen uitdagingen met stress delen...". Je bespreekt hoe stress zowel fysiek als mentaal invloed op je had. Je had bijvoorbeeld moeite met slapen of je voelde je constant overweldigd. Je vond het misschien lastig om snel in te spelen op crisissituaties en voelde minder stabiliteit om feedback punten op te vangen. Deze openheid gaat een omgeving creëren waarin de medewerker zich vrij voelt om zichzelf te zijn en zich kwetsbaar op te stellen.

Tip 2: Geef ze de ruimte 💭

Je bereidt je voor op een check-in moment met een medewerker en je wilt ervoor zorgen dat hij of zij zich comfortabel genoeg voelt om zich open te stellen. Het zou goed kunnen dat collega's onzeker worden over het uiten van hun gevoelens door meningen van anderen. Het is belangrijk om de medewerker voorafgaand aan het 1 op 1 moment hiervan bewust te maken en aan te geven dat deze meningen hier geen rol spelen. Je kunt bijvoorbeeld aan het begin duidelijk maken dat de informatie niet met collega’s wordt gedeeld en dat je medewerker zich geen zorgen hoeft te maken over je mening. Noem het bijvoorbeeld een 'geen-meningen-zone'. Medewerkers kunnen zo worden aangemoedigd om hun angst voor de meningen van anderen los te laten en zich te richten op de emoties die ze op dat moment ervaren.

De bekende zin: “Dit is een veilige ruimte waarin je vrij en openlijk kan spreken…”, heb je waarschijnlijk al wel vaker ergens hebt gehoord. Omdat medewerkers dit misschien ook al vaker op verschillende momenten en plekken hebben gehoord, kan het zijn dat dit voor sommige medewerkers aanvoelt als een generieke belofte. Het zou kunnen dat niet iedere werknemer hierdoor daadwerkelijk die ruimte en openlijkheid voelt om zich kwetsbaar op te stellen. Het bespreken van dit onderdeel kan je als HR-manager op een luchtige en vrolijke manier doen door bijvoorbeeld de sessie te starten met een grappige eed of een kleine oorkonde: "Ik stuur mijn mening op vakantie en ik ben er volledig voor je om te luisteren zonder te oordelen” of “Mijn mening stop ik nu in een doosje, verzegeld met ducttape, en dat ligt in de kelder totdat dit 1 Op 1 moment voorbij is”. Dit kan de sfeer van dit moment ontspannen maken en het gemakkelijker maken voor medewerkers om zich kwetsbaar op te stellen tijdens check-in sessies.

Tip 3: Creëer een ontspannen thuisgevoel 🛋️

Je kent waarschijnlijk als geen ander het belang van een comfortabele en gemoedelijke sfeer voor je collega’s tijdens een gevoelig gesprek. Dit kan je ook integreren in je check-in moment. Vaak vinden deze plaats in formele vergaderzalen, kleine ruimtes, virtueel of op de werkplek van de medewerker. Door de omgeving van de 1 op 1 momenten aan te passen, kan je een gemoedelijke en comfortabele sfeer creëren waarin medewerkers zich veilig voelen om zich open te stellen. Het vermindert de formele barrières en bevordert een sfeer van vertrouwen en openheid.

Een idee is om een huiselijke omgeving te creëren, vergelijkbaar met de ontspannen sfeer van thuis. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je een relaxte zitruimte inricht op kantoor met zachte verlichting en genoeg stoelen zodat niemand hoeft te staan. Vraag iedereen om hun favoriete mok van thuis mee te nemen met een warm drankje erin, waardoor een gevoel van comfort en de vertrouwdheid van thuis een beetje kan worden meegenomen naar de werkomgeving. Thuiswerkers kunnen tijdens een virtuele sessie zich op de bank nestelen, waar ze zich het meest op hun gemak voelen.

Tip 4: Doorbreek het "gaat goed" antwoord 🙂

Hoevaak heb je dit wel niet gehoord: “Ja, het gaat goed”? Je kunt vast niet ontkennen dat je ooit zelf ook weleens “gaat goed” als vlugge reactie hebt gegeven op de vraag; hoe gaat het met je? Het is erg makkelijk voor collega’s om zich te schuilen achter het antwoord: “het gaat goed”, maar wat als deze gewoonlijke reactie de echte gevoelens van een medewerker verhult? Het is belangrijk om deze reactie te herkennen en te doorbreken door meer vragen te stellen.

Met verschillende vragen kan je er achter komen of deze reactie een werkelijk oordeel is van de gevoelens van een medewerker. Met de vraag: “Waarom gaat het dan goed?” of “Wat gaat er dan specifiek zo goed waardoor je dit voelt”, moedig je medewerkers aan om hun gevoelens te uiten en dieper in te gaan op hun antwoord. Bijvoorbeeld, wanneer een medewerker zegt: "Alles gaat prima", kan je vragen: "Wat maakt dat het prima gaat en wat had graag willen zien of doen om je nog beter te voelen?" Hierdoor kunnen verborgen zorgen of problemen aan het licht komen die anders onopgemerkt zouden blijven.

Door te observeren hoe vaak een bepaalde collega dit soort “gaat goed”-reacties geeft, kan je een idee krijgen over welke collega’s misschien behoefte hebben aan meer ondersteuning. In een langer of een extra 1 op 1 moment kan deze collega misschien meer de ruimte en de vrijheid voelen om zich open te stellen en te praten over emoties of zorgen.

Stel dat tijdens check-in momenten een collega regelmatig antwoordt met "Het gaat wel" of "Niets bijzonders" kan je als HR-manager besluiten om het gesprek op een ander moment door te zetten. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je hebt gemerkt dat tijdens dit check-in moment de persoon in kwestie vaak antwoordt een korte “gaat goed”-reactie. Vertel de medewerker dat je altijd klaarstaat als hij of zij behoefte heeft om dieper in te gaan op gevoelens of zorgen te delen.

Tip 5: Plan extra tijd in voor dit moment 🕰️

Kortdurende check-in moment kunnen soms worden ingevuld door korte gesprekken over het weer, een gebeurtenis van de avond ervoor of de weekendplannen. Hierdoor blijft er soms weinig ruimte over voor diepere uitwisselingen over mentale uitdagingen die zowel persoonlijk als werkgerelateerd zijn. Door meer de tijd te nemen voor het 1 op 1 moment kan er na het bijkletsen, iets wat belangrijk is voor het creëren van een gemoedelijke sfeer, ruimte ontstaan voor medewerkers om zich kwetsbaar op te stellen en meer de diepte in te gaan.

Een oplossing hiervoor is om meer tijd te blokken, bijvoorbeeld 20 minuten extra, aan het begin van een uitgebreid check-in moment. Tijdens deze extra tijd krijgen medewerkers de mogelijkheid om alle gezellige en leuke onderwerpen te ventileren voordat je het daadwerkelijke check-in moment in gaat. Dit kan bijvoorbeeld met een “klets-kwartier”, waarin je samen luchtige en laagdrempelige verhalen kan delen. Daarna kan je samen met een frisse focus starten aan het werkelijke check-in moment.

Een check-in moment is een van de meest gebruikte manieren van HR-medewerkers om meer inzicht te krijgen over het mentale welzijn van medewerkers. Door dit moment te veranderen in een veilige, sfeervolle omgeving waar iedere werknemer zonder oordeel openlijk kan vertellen over de huidige emotionele status, kan een check-in moment veel waardevoller worden. Met deze momenten kan het mentale welzijn van de collega maar ook het teamgevoel een grote boost krijgen.

Wil je samen kijken hoe je mentaal welzijn bespreekbaar kan maken? Plan met een van ons een afspraak en laten we dan snel een digitaal kopje koffie drinken.