Ons verhaal

Bij SMT Shipping werken kantoormedewerkers vanuit Rotterdam en wereldwijd op diverse andere locaties, zoals in Polen, Cyprus, Noorwegen, UK en de USA. Formeel is er geen aparte HR-afdeling, maar vitaliteit en betrokkenheid van kantoormedewerkers staan hoog op de agenda. Met de NewU-app lanceerde SMT Shipping voor het eerst een grootschalig vitaliteitsinitiatief. Zodra we meer ervaring hebben opgedaan met het organiseren van vitaliteitsinitiatieven voor onze kantoormedewerkers, zijn wij van plan om vitaliteit ook bij al onze 2.000 medewerkers op zee te introduceren.

Onze doelen

Wij zijn een scheepvaartbedrijf en werken zelf ook in Sierra Leone, waar Mercy Ships (een organisatie die medische zorg biedt via ziekenhuisschepen) actief is. Daarom voelde deze samenwerking meteen heel natuurlijk. Wij wilden niet alleen geld overmaken, maar ook onze medewerkers betrekken. Tegelijkertijd zochten we naar een manier om de te vitaliteit op kantoor te stimuleren. Zo kwamen we terecht bij een sportieve inzamelingsactie die perfect aansloot bij onze organisatie doelen.

NewU in action

De communicatie verliep grotendeels online. Met herhaalde e-mails en berichten deelden wij updates: we telden af naar de startdatum, deelden tussentijdse voortgang en gebruikten promotieposters met QR-codes voor het downloaden van de app. Zo kregen mensen continu dezelfde boodschap, wat hielp om de aandacht vast te houden. Daarnaast hebben wij per locatie een paar enthousiaste ‘ambassadeurs’ gevraagd om andere medewerkers te motiveren en uitleg te geven over de NewU-app.

De uitdaging

“Wij hebben collega’s wereldwijd. Het is lastig om iedereen persoonlijk te motiveren. Het hielp al enorm om per kantoor een actieve medewerker aan te wijzen om anderen te helpen en te motiveren!”

Het blijft een uitdaging om een grote groep medewerkers, verspreid over internationale zeeën, te motiveren. Met dit initiatief hoopten we juist de medewerkers aan boord te krijgen die nog niet uit zichzelf actief waren. Het inzetten van ‘ambassadeurs’ per locatie werkte daarbij al erg goed: zij trokken de kar en motiveerden anderen om ook te bewegen. Het eindresultaat? Een indrukwekkend bedrag van € 50.000 voor Mercy Ships! De volgende keer zouden we ook kunnen werken met een buddy-systeem of collega’s in kleine teams aan elkaar koppelen, zodat zij elkaar actief stimuleren én elkaar beter leren kennen.

NewU accounts: 50

“Er ontstond spontaan een soort competitie: ik hoorde dat iemand ’s avonds laat nog ging wandelen, omdat hij zag dat een collega in een ander land boven hem in de ranglijst stond.”

Het enthousiasme van de medewerkers was geweldig! Mensen plaatsten foto’s van hun wandelingen, plank-sessies en zelfs hun ochtendlijke SUP-sessies vanuit Cyprus in de nieuwsfeed. Hierdoor leerden collega’s uit totaal andere afdelingen elkaar wat beter kennen. Normaliter spreek je collega’s toch vooral over werk, vooral omdat we zo ver van elkaar verwijderd zijn. Nu zag ik een collega uit Polen met zijn hond wandelen en iemand anders in het weekend hardlopen. Als je elkaar daarna weer tegenkomt, heb je een nieuw gespreksonderwerp. Naast het bewegen bevordert NewU de teamspirit en de verbinding, en dat maakte dit initiatief tot een nog groter succes.

Samenwerking met NewU

Het is mooi hoe de NewU-app iets simpels als wandelen of fietsen kan omtoveren tot een leuk en interactief spel met je collega’s. Bij ons zorgde de feed voor onderlinge competitie, maar ook voor saamhorigheid. Wij gebruikten het portaal van NewU om foto’s te verzamelen en uiteindelijk een collage te maken, zodat we een terugblik konden delen. Ook de samenwerking met het NewU-team was prettig: met hun tips en promotieposters konden we het initiatief gemakkelijk communiceren.

Gertwim’s advies

Wat ik HR managers zou adviseren...

“Wat ik andere HR-managers zou willen meegeven, is om op elke locatie of afdeling ten minste één enthousiaste voortrekker of ‘ambassadeur’ te hebben. Je hebt echt mensen nodig die anderen zelf even meenemen in de app of de lancering van het initiatief benadrukken. Daarnaast is het echt belangrijk om tussentijdse updates te geven. Deel korte tussenstanden, grappige foto’s en bijzondere mijlpalen, zodat medewerkers er weer aan herinnerd worden dat er een actie loopt.

Bedenk vervolgens creatieve manieren om je initiatief spannend te houden. Wij organiseerden bijvoorbeeld een extra ‘weekendchallenge’ waarin je per seconde planken een euro kon verdienen. Korte, gekke acties als deze prikkelen mensen om actief te blijven, zonder dat het meteen een groot evenement hoeft te zijn.

Wat echt een gamechanger was, is dat Mercy Ships (het gekozen doel) zelf korte filmpjes en foto’s naar ons stuurde. Ik zou daarom echt aanraden om te kijken of je het gekozen doel kunt betrekken bij het initiatief. Dat geeft een gezicht aan de organisatie die je steunt en zorgt voor nog meer betrokkenheid bij je medewerkers.”